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人事档案管理服务有关政策问答

发布时间:2021-08-12

 

1、委托单位立户和档案的调入:     

单位开户所需要的材料:单位营业执照副本的复印件(加盖单位公章)、办理人身份证复印件、单位介绍信。档案调入时,存档人员需提供开户单位的介绍信、本人档案,填写《存档人员登记表》。 

2、委托存档单位档案调转的管理办法: 

(1)委托存档单位应向人才中心备案公司印章,之后委托存档单位办理的一切事宜均以备案印章为准; 

(2)委托存档单位应确定一名人事负责人,确保与人才中心正常的工作联系,如单位情况、人事负责人发生变化,请于一个月内通知人才中心进行变更; 

(3)原则上委托人才中心管理的聘用人员应具有北京市正式户口,人事关系在北京地区单位; 

(4)委托存档单位应积极配合人才中心做好委托存档人员相关人事管理工作。其委托存档人员办理各项人事证明及其他事项时,该委托存档单位须为其出具盖有备案章的介绍信,并提供相关材料; 

(5)委托存档单位解聘其委托存档人员时,应向人才中心出具书面通知或解除劳动合同证明,督促本人于解聘之日起60日内持身份证、书面通知到人才中心办理转出手续。 

3、单位委托存档人员办理转出流程:     

存档人员与单位解除聘用关系后,应自解除关系起60日内,持身份证,办理档案转出手续。程序如下: 

(1)存档个人需携带本人身份证或其他有效证件,出具委托存档单位出具《解除劳动合同证明》或同意调出证明; 

(2)档案接收单位开具的商调函; 

(3)本人到我中心办理,委托他人代办的需出具本人亲笔签字的书面委托书; 

(4)集体户口、党组织关系在中心的需同时转出。

4、单位查阅人事档案须知: 

(1)查阅档案,需出具单位组织部门或人事部门的介绍信,查阅人身份证件,提供被查阅人的姓名、身份证号码; 

(2)查阅人事档案的单位需派两名中共党员进行查阅; 

(3)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案; 

(4)查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容; 

(5)借用、查阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容; 

(6)公安局、安全局、检察院、法院等因工作需要,从档案中复制取证材料,需提供取证介绍信,经档案主管部门负责人审查批准后方能复制。

5、单位借阅档案须知:    

人事档案一般不外借,如必须借出使用时,需出具单位组织部门或人事部门的介绍信,说明借档理由,经过主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,借出时间本市不超过两周,外地不超过一个月。借阅人应对档案要妥善保管,不得转借他人或向他人透露档案内容。 

目前可以办理档案外借的有以下几种情况:

(一)办理退休手续及工龄审定借档需提供: 

(1)社保部门出具的介绍信;

(2)委托存档单位介绍信; 

(3)本人身份证; 

(4)委托他人代办需提供经办人身份证原件,以及委托人身份证复印件。 

(二)办理有害工种提前退休手续借档需提供: 

(1)原从事有害工种的工作单位出具的介绍信; 

(2)委托存档单位介绍信(个人存档不用提供); 

(3)本人身份证; 

(4)委托他人代办需提供经办人身份证原件,以及委托人身份证复印件。 

(三)办理工作调动手续借档需提供:

(1)国家机关、正规院校出具的商调函; 

(2)本人身份证; 

(3)委托他人代办需提供经办人身份证原件,以及委托人身份证复印件。

6、人事档案材料归档须知:     

存档期间形成的个人档案材料应及时交由档案管理部门归入本人档案,归档材料应符合下列要求: 

(1)已办理完毕的正式材料; 

(2)内容完整、真实、有效、文字清楚、对象明确;

(3)需要由本人签字的材料应有本人签字; 

(4)文字材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写;

(5)归档材料应为原件,复印件不得归档。 

7、辞职或辞退人员办理恢复干部身份的时间?   

(1)必须从批准辞职或辞退之日起一年内来办理;(根据人发[1992]18号文件 、人发[19 91] 14号文件,辞职、辞退人员一年内到全民、集体、三资企业工作,保留该同志的干部身份);   

(2)如一年内到私企或无工作单位的不再保留干部身份;   

(3)辞职后继续上学也不再保留其干部身份。 

8、办理转正定级的范围及程序?     

人事档案存放在人才中心的全日制大中专毕业生,毕业一年期满,应来办理见习期转正定级手续。 

(1)申请人到本中心领取《大中专院校毕业生见习期考核鉴定表》,由本人按规定填写,考核内容分政治思想、道德品质、工作态度和组织纪律四个方面; 

(2)将填写好的《大中专院校毕业生见习期考核鉴定表》交工作单位签署意见并加盖公章后报送我中心,转正定级单位需与派遣单位一致。 

注:2011年后毕业的北京生源本科(含)以下毕业生,用人单位无人事权,档案存放在人才中心不再需要办理转正定级手续。(京人社毕发〔2011〕133号) 

9、硕士,博士是否需要转正定级? 

人事部和财政部“国人部发(2006)56号”文件明确提出:“获得硕士学位和获得博士学位的毕业生,不实行见习期。在明确岗位前,执行初级工资;明确岗位后(一般为三个月)岗位工资按所聘岗位确定。”

10.个人存档要求开具失业及无收入证明,应怎样办理? 

在我中心的个人存档人员不属于失业人员,我单位对个人存档人员只能开具“存档证明”和“该同志未在国家机关及事业单位正式工作”的证明,无法证明其收入及失业情况。如存档人员需要办理失业证明,需将档案转到户口所在区街道,办理失业登记,再由街道出具相关证明。 

11.在我中心存档的留学回国硕士、博士如何办理落户手续? 

集体存档单位留学回国人员,持本人身份证到我中心开具落户地址证明及落户相关材料,到北京市公安局户籍管理处办理户口迁移手续。持《户口迁移证》原件,《准予迁入证明》一张白底彩色一寸照片交至我中心,我中心负责办理落户手续。 北京市公安局人口管理处地址:北京市丰台区成寿寺路甲19号 电话:87680153, 87682116 

12.博士后出站,除档案必备材料外还需提供哪些材料?     

除档案必备材料外,还需要博士后进站表、博士后出站表、人力资源和劳动社会保障部专业技术人员管理司开具的工作介绍信。 

13.用人单位如何为失业人员办理就业登记手续?   

根据《北京市就业失业登记管理暂行办法》,自2011年5月用人单位需在单位注册地或经营地的街道社保所为新招用的失业人员办理就业登记手续(招工手续)。    

所需材料:

1.营业执照副本或单位法人证书,

2.《社会保险登记证》和《组织机构代码证》,

3.《用人单位招用人员就业登记表》,

4.所招用人员《就业失业登记证》,

5.用人单位与招用人员签订的劳动合同 

14.存档人员要求加入民主党派,人才出具什么材料? 

如存档人员自愿加入民主党派,我中心人事代理处负责出具与存档人员档案相关的审查材料,不涉及现实表现情况。      

15.女方是北京市户籍的育龄妇女,如何办理一胎《生育服务证》?     

办理条件: 

(1)女方达到晚育年龄(24周岁以上); 

(2)夫妻双方均未生育或收养过子女; 

(3)女方在怀孕前或怀孕后三个月,《生育服务证》由女方户籍地街道计生办审批。    

必备材料: 

(1)《结婚证》(再婚的还需带历次离婚证、离婚协议书或离婚判决书原件); 

(2)夫妻双方的户口薄、居民身份证; 

(3)男方为非京户籍,需男方户籍地出具婚育状况证明,加盖街道(乡、镇)计生部门和村(居)委会两级公章。 

16.男方为北京市户籍,女方为外省市户口,如何办理一胎《生育服务证》?

办理条件: 

(1)女方达到晚育年龄(24周岁以上); 

(2)夫妻双方均未生育或收养过子女; 

(3)在女方户籍地未办理过生育服务证,拟在京直接办理《北京市生育服务证》。    

必备材料;

(1)女方户籍地出具的婚育情况证明,需加盖街道(乡、镇)计生部门和村(居)委会两级公章; 

(2)女方在原籍办理的《流动人口婚育证明》; 

(3)《结婚证》(再婚的还需带历次离婚证、离婚协议书或离婚判决书原件); 

(4)夫妻双方的户口薄、居民身份证。    

男方到户籍地街道计生办办理《北京市生育服务证》。 

17.夫妻双方均系再婚无子女,如何办理生育服务证?    

所需材料及程序:     

持夫妻双方的户口簿、结婚证、离婚判决书或离婚协议书,到户籍地街道计生办领取一胎《生育服务证》。

18、子女已在女方户籍地落户,如何申请随父落北京户籍?      

办理程序:    

申请人持相关材料到男方户籍地街道计生办申请办理,由街道计生办审批发给《随父入户通知单》,申请人持《随父入户通知单》到男方户籍地公安部门登记户口。 

必备材料: 

(1)女方户籍地计划生育部门出具地第一个子女《生育服务证》; 

(2)女方户籍地出具的女方婚育情况证明,需要加盖 (乡、镇)计生部门和村(居)委会两级公章; 

(3)男方单位出具的男方婚育情况证明; 

(4)女方在原籍办理的《流动人口婚育证明》; 

(5)《结婚证》(再婚的还需带历次离婚证、离婚协议书或离婚判决书原件); 

(6)夫妻双方及申请人入户子女的《居民户口薄》; 

(7)夫妻双方的居民身份证; 

(8)子女《出生医学证明》。

19、如何办理《独生子女父母光荣证》? 

(一)符合下列条件之一: 

(1)一对夫妻生育一个子女后不再生育; 

(2)再婚夫妻双方再婚前累计只生育(包括收养)一个子女,符合生育第二个子女条件,再婚后不再生育的; 

(3)夫妻生育的第一个子女死亡后,又生育了一个子女,不再生育的; 

(4)夫妻依法生育了两个子女,其中一个子女死亡,现只有一个子女,书面表示不再生育的;

(5)夫妻依法收养一个子女后,书面表示不再生育的。 

(二)子女年龄在十八周岁内。

20、如何领取独生子女父母奖励费?

 领取条件: 

(1)持有《独生子女父母光荣证》; 

(2)子女年龄未满十八周岁。    

 奖励金额:夫妻双方每人每月5月。     

发放办法:有工作单位的,原则上应当按月发放,经发放单位同意,也可以每年领取一次。    

发放渠道: 

(1)单位委托存档的,由委托存档单位发给;个人委托存档的,无工作单位的,由人才中心出具个人委托存档证明后,由本人户口所在地街道办事处发放。申请人应当主动领取,当年没有领取的不予补发; 

(2)档案关系在街道社保所的无业人员,由街道办事处发给。

注: 

(1)经单位批准增休三个月产假的,独生子女父母奖励费发放至子女满15周岁为止; 

(2)生育第一胎为双胞胎或多胞胎的夫妻,不办理《光荣证》,但在经过审批后,可以领取一份独生子女父母奖励费。

21、晚婚晚育的年龄是多少?      

女 年满二十三周岁、男 年满二十五周岁以上初婚,为晚婚;已婚妇女年满二十四周岁后初育,为晚育。 

22、收养子女的夫妻可否办理《独生子女父母光荣证》?     

一对夫妻依法收养一个子女后不再生育,其子女在十八周岁以内的,经夫妻双方申请,所在单位核实,由女方户籍所在地的乡、镇人民政府或街道办事处发给《独生子女父母光荣证》。

23、独生子女鼓励金领取年龄及金额 ?  

女方年满五十五周岁,男方年满六十周岁,每人享受1000元一次性奖励。 

24、在我中心存档人员一次性奖励金在哪里领取? 

在人才存档的人员,单位委托存档由委托存档单位发放。个人存档由街道办事处发放。 

25、如何办理生育第二个子女的手续?    

根据《北京市人口与计划生育条例修正案》,自2014年2月1日起,凡符合“夫妻一方为独生子女,并且只有一个子女”条件的夫妇,可以生育第二个子女。在办理时,要先前往户口所在地街道提出申请,经审批通过后,街道下发《再生育一个子女申请审批表》。     

必备材料: 

(1)需填写街道下发的《再生育一个子女申请审批表》; 

(2)夫妻一方为本市户籍,一方为外省市户籍的,由外省市一方户籍地区人口计生部门出具婚育状况证明,加盖街道(乡、镇)计生部门和村(居)委会两级公章; 

(3)夫妻双方的户口本、结婚证、居民身份证;

(4)第一个子女的《生育服务证》、户口本; 

(5)夫妻中为独生子女的一方需提供其为独生子女的相关证明。 

26.农业户口经解决夫妻分居后进京,请问如何办理存档?     

应先到现户口所在区的街道办理求职就业手续,建立档案后,再将档案转入职介中心办理存档及社会保险手续或由用人单位办理招工就业手续。 

27.办理夫妻两地分居 (通过北京市人力资源和社会保障局)如何办理存档?

在我中心集体存档单位聘用的京外户籍员工,通过北京市人力资源和社会保障局解决夫妻两地分居,办理北京市户口,具体要求如下:

1.聘用单位出具同意接收函或聘用合同; 

2.我中心出具集体存档单位立户证明;

3.京外户籍员工在聘用单位缴纳社保半年以上;

4.档案已在北京需转回原籍人才中心。 

在接到北京市人社局进京调令后,持《调动人员情况登记表》原件到户口所在地人才中心办理档案调动手续,由当地人才出具行政介绍信、工资介绍信。介绍信抬头:北京市人力资源和社会保障局,待户口调入北京之后,档案存入单位集体户。 

28.办理夫妻两地分居 (通过人力资源和社会保障部)如何办理存档?     

在我中心集体存档单位聘用的京外户籍员工,通过人力资源和社会保障部解决夫妻两地分居,办理北京市户口,具体要求如下:

1.原籍人才(原籍单位)出具允许调出函;

2.聘用单位出具同意接收函; 

3.存档人才出具同意接收档案证明; 

4.在聘用单位缴纳社保半年以上;

5.档案已在北京需转回原籍人才中心。 

在接到人力资源和社会保证部进京调令后,持进京调令原件到全国人才流动中心开具商调函,档案由原籍人才调入全国人才流动中心。待户口调入北京之后,档案可以自由流动。 

29、解决夫妻两地分居进京人员档案调入人才时,除档案必备材料外还需提供哪些材料?  

1.进京批件;   

2.如进京人员调入北京之前的工作单位是机关、事业单位,应由原单位出具“国家机关、事业单位未缴纳社会保险证明”;  

3.如进京人员调入北京之前的工作单位是企业,应由原籍社保机构出具缴纳社会保险的证明。     

责任编辑:  杨峄

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